Een jaar nadat de eerste organisaties startten met de VeiligPlus-aanpak is de methodiek geëvalueerd. De organisaties geven de VeiligPlus-aanpak gemiddeld een 7,9 voor het bespreekbaar maken van gevoelens van onveiligheid, zowel objectief als subjectief. De eerste organisaties die de aanpak hebben afgerond gaan deze intern verder uitrollen. Wat hebben de organisaties geleerd? Wat kunnen anderen daarvan leren? Wat gaat goed en wat kan beter?
Het afgelopen jaar zijn 55 teams in 11 organisaties gestart met de VeiligPlus-aanpak. Met intensieve begeleiding vanuit Stichting IZZ hebben de instellingen zich de methode organisatiebreed eigen gemaakt. Want zoveel is wel duidelijk geworden: de VeiligPlus-aanpak is niet enkel een teamdialoog, maar een organisatiedialoog. De betrokkenheid van alle lagen, van bestuurder tot medewerker, maakt de aanpak tot een succes. Hieronder een overzicht van winstpunten en uitdagingen.
Belangrijke winstpunten
De bestuurder van tegenwoordig is geen hiërarchische bestuurder die methodieken oplegt aan de teams. De keuze om deel te nemen aan de aanpak ligt vaak bij de teams zelf. Dit heeft als voordeel dat teams die meedoen intrinsiek gemotiveerd zijn. Het nadeel is dat er veel tijd zit in het verkrijgen van draagvlak binnen de teams. Aan de andere kant: de gesprekken om draagvlak te verkrijgen zijn al een interventie op zich. Ze dwingen teams te reflecteren op de manier waarop de dialoog over veiligheid tot dan toe is geregeld.
Uit de evaluatie van de 11 deelnemende organisaties blijkt dat door de aanpak in iedere organisatie beweging is gerealiseerd. Het bespreken van onveiligheid staat op de agenda én is onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering geworden. Ook medewerkers waarvan managers het niet verwachtten, durven nu over hun gevoel te spreken. De VeiligPlus-aanpak blijkt verder goed aan te sluiten op bestaande initiatieven en projecten met betrekking tot veiligheid binnen de organisaties.
Uitdagingen voor Aanjagers
Het eigen maken van de aanpak blijkt steevast volgens een vast stramien te verlopen. In de eerste cyclus moeten de teams wennen en ‘schuurt’ de aanpak. De teams zijn nog afwachtend. Vanaf de tweede cyclus dringt het besef bij de teamleden door dat er iets van hen wordt gevraagd en dat zij zelf kunnen bijdragen aan het gevoel van veiligheid in het team.
Wat opvalt is dat de organisaties die tijd en aandacht schenken aan een duidelijke, gestructureerde planning van de aanpak er het makkelijkst doorheen gaan. Wel lopen de Aanjagers tegen uitdagingen aan. Omdat ze veelal weinig ervaring hebben met coaching, hebben ze behoefte aan meer tijd in de Teamcoachingssessie om de vaardigheden te trainen. Uitdaging voor de Aanjagers is verder om zich tijdens de Veiligheidsdialoog niet inhoudelijk in de discussie te mengen. Om hen de kans te geven ook mee te praten, is geadviseerd te kiezen voor een roulerende Aanjager.
Ook medewerkers waarvan managers het niet verwachtten, durven nu over hun gevoel te spreken.
Fases van teamontwikkeling
Een opvallende uitkomst van de evaluatie betreft het verband tussen de fase van teamontwikkeling en het gevoel van veiligheid binnen het team. Als het team nog niet ontwikkeld is, zijn er weinig afspraken en gemeenschappelijkheid. Pas als het team taakvolwassen is, weten alle deelnemers wat ze moeten, willen en kunnen en is er een open, oplossingsgerichte communicatie. Aanjagers van zelfsturende teams constateren dat teams zichzelf vaak beter ontwikkeld vinden dan ze zijn. Daarin schuilt een risico. Als het team nog weinig ontwikkeld is, terwijl de organisatie al is ingericht op taakvolwassen teams, dan is dat onveilig.
Ook de manier waarop de uitkomsten van de stellingen in de Veiligheidspeiling worden besproken, hangt samen met de fase van teamontwikkeling. In een minder ontwikkeld team gaat het gesprek vaker over verantwoording afleggen (“Doen we het niet goed?”). Bij een volwassen team wordt meer gekeken naar de eigen invloed op het onderwerp veiligheid. Overigens helpt de VeiligPlus-aanpak als methodiek ook bij de ontwikkeling van de teams.
Betrokkenheid van bestuurders
Projectleiders vinden betrokkenheid van de bestuurder bij de VeiligPlus-aanpak van groot belang. Voor optimaal effect van de dialoog is het wel belangrijk de Veiligheidsronde – het bezoek van de bestuurder aan de werkvloer – goed voor te bereiden en de verwachtingen over de opbrengst van tevoren duidelijk in beeld te hebben. Elkaar informeren in deze ronde blijkt daarbij al voldoende.
Het overleg hoeft niet altijd tot actie te leiden. Dat was een eyeopener voor de bestuurders. De dialoog gaat minder om concrete oplossingen dan zij van tevoren hadden verwacht. De dialoog zelf is de verbetering.
Verbreden naar werkdruk
Kortom, de ervaringen met de VeiligPlus-aanpak zijn overwegend positief. Het gesprek komt op gang en de bewustwording rondom het thema veiligheid wordt groter. Ook teams die tijdens het proces zijn uitgevallen, hebben geleerd. Door de aanpak is duidelijk geworden welke veiligheidsdilemma’s spelen, welke blokkades er zijn om de dialoog aan te gaan en wordt met elkaar gezocht naar praktische handvatten om onderliggende problemen op te lossen.
Het is nu aan de organisaties om de dialoog zelfstandig te continueren en te blijven leren. Met alle materialen en middelen die beschikbaar zijn (waaronder de tips voor borging) en de inzichten vanuit de evaluatie is hiervoor genoeg basis.
Overigens blijkt uit de evaluatie dat in de dialoog over veiligheid snel ook andere onderwerpen aan bod komen. Vooral werkdruk is een veelbesproken thema, als een van de belangrijkste factoren voor een veilige en prettige werkomgeving. StAG onderzoekt daarom hoe de methodiek ook kan worden ingezet voor het thema werkdruk.
