Elk half jaar komen projectleiders van organisaties die de VeiligPlus-aanpak hebben doorlopen of willen doorlopen bij elkaar. Doel is om van elkaar te leren. De laatste bijeenkomst was op 21 maart bij de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) in Utrecht. Dertien projectleiders van acht organisaties deelden ervaringen over het op gang brengen van de dialoog én gaven elkaar praktische tips voor borging.
Om te beginnen stonden de projectleiders stil bij de essentie van de VeiligPlus-aanpak. Ze waren het erover eens dat de aanpak een gestructureerde werkwijze biedt om de dialoog over veilig werken op gang te brengen. Want iedereen vindt de dialoog over veiligheid belangrijk, maar in de hectiek van de dagelijkse praktijk schiet die er vaak bij in. Enige discipline helpt dan, zeker in het begin.
Aanpak op eigen manier
De vier stappen van de aanpak werden nog eens behandeld. Voor sommigen een nuttige herhaling, voor projectleiders die net startten met de aanpak noodzakelijke input. Toen bleek al snel dat iedere organisatie de aanpak op zijn eigen manier toepast. Dat is ook wat Stichting IZZ, die de methode onder de VeiligPlus-aanpak ontwikkelde, aanraadt. Over en weer bevroegen projectleiders elkaar over de manier waarop zij de aanpak hadden aangepast. Een startende projectleider vroeg: “Is een peiling van tevoren echt nodig? Medewerkers worden al zo veel bevraagd.” De aanwezigen waren het erover eens dat de peiling toch een goede manier is voor de medewerker om bij zichzelf te rade te gaan: “Hoe veilig voel ik mij?”
Resultaten en bevindingen
Vervolgens werden resultaten en bevindingen uitgewisseld. De projectleider van de Hartekamp Groep gaf aan dat het eerst moeilijk was om medewerkers te mobiliseren, maar dat medewerkers bij de tweede ronde er graag bij waren. Dat was ook de ervaring van de projectleider van Stevig: “De eerste ronde was sleuren, nu komen ze uit zichzelf naar mij toe.”
De projectleiders waren het erover eens dat gezien en gehoord worden door de bestuurder een pluspunt is van de aanpak. Verder gaven de projectleiders aan dat de dialoog veel duidelijkheid had gebracht: “Er bleef zoveel in de onderstroom zitten dat eruit moest”, zei één van de aanwezigen. “Het is niet erg om mijn mening, gevoel en gedrag op tafel te leggen. We komen samen tot oplossingen. Het is ontzettend leuk!”, zei een ander.
Ideeën voor borging
De projectleiders wisselden ook ideeën uit om de dialoog verder te verankeren in de organisatie. Daarvoor zijn meer middelen denkbaar dan alleen de VeiligPlus-aanpak. Iemand refereerde aan het Veiligheidscafé, waar medewerkers informeel over veiligheid kunnen praten. Ook kwamen verschillende communicatie- en coachingstools voorbij, zoals ‘schaalwandelen’, waarbij mensen op een schaal van 0 tot 10 kunnen aangeven hoe zij een situatie waarderen. Verder werden ‘Over de streep’ genoemd en ‘Marieke Werkt!’, online trainingen waarmee teams hun functioneren kunnen verbeteren.
Veranderprocessen
In het tweede deel van de bijeenkomst nam Martijn Venus van Stichting IZZ het woord. Martijn is twintig jaar projectleider waarvan de laatste vijf jaar veranderkundige in de zorg. Hij gaf aan dat een afgebakend project niet bestaat, ook niet in het geval van de VeiligPlus-aanpak. Projecten maken altijd processen en krachten los in een organisatie. Oog hebben hiervoor en deze processen positief beïnvloeden is belangrijk.
Fasen van een veranderproces (en bijbehorende vragen) zijn:
Belangrijk bij veranderprocessen is dat projectleiders goed waarnemen. Dat wat ze zien en horen moeten ze teruggeven aan de teams en andere stakeholders. Daarbij ligt een veranderkundige interventie soms vlak voor je neus. Eén van de projectleiders die de aanpak op de rit heeft, vroeg zich af hoe ze deze nog meer leven kon inblazen. Aan haar werd de vraag gesteld: “Heb je met je eigen projectteam wel eens het gesprek gevoerd over veilig werken?” Het was een eye-opener voor haar dat het goed is om ook zelf met haar projectteam de dialoog over veilig werken te voeren, juist als je zo hard werkt om dat in andere teams voor elkaar te krijgen.
SAVE THE DATE: de volgende projectleidersbijeenkomst is op 12 september 2019 van 13:00 – 16:00 uur bij de VGN in Utrecht. Leer ook van de ervaringen van andere projectleiders en meld je aan. Dat kan door een mail te sturen naar van Michiel Hietkamp, projectleider VeiligPlus-aanpak, via info@veiligplusaanpak.nl.
