Borging behoeft aandacht
De VeiligPlus-aanpak is zo ontwikkeld dat met elkaar praten over gevoelens van onveiligheid na drie cycli onderdeel is geworden van het reguliere werk. De aanpak is dus de aanzet tot de borging van de dialoog. Maar hoe zorg je dat het gesprek gevoerd blijft worden? En hoe laat je de dialoog aansluiten bij de dagelijkse praktijk in jouw organisatie? Een aantal tips en aandachtspunten.
Goede borging begint met het besef dat de dialoog voeren een permanente activiteit is. Ook na de implementatie aan de hand van de VeiligPlus-aanpak is het belangrijk het gesprek op gang te houden. Alles wat je geen aandacht geeft, verslapt weer. Als de dialoog na de eerste maanden nog niet in het systeem zit, is het dus extra belangrijk dat je deze organiseert.
Blijf plannen
Planning is de basis voor succes. Als je de planning volgt, wordt de dialoog vanzelf vast onderdeel van het werk. Ook wanneer de borging moeilijk lijkt, is het dus zaak te blijven plannen. Neem het gesprek over veiligheid als vast punt op in de agenda van het teamoverleg. Kijk ook hoe je de dialoog kunt voorbereiden, bijvoorbeeld door een casus in te brengen. En nodig alvast de bestuurder uit voor het volgende gesprek met je afdeling.
De valkuil is dat het gesprek na verloop van tijd vooral weer over procedures gaat. De bespreking van de beleving van veiligheid glijdt weg in de waan van de dag. Laat het niet gebeuren. Houd de dialoog over veiligheidsbeleving gaande.
Roulerende Aanjager
De Aanjager heeft een belangrijke rol bij de borging van de dialoog. Ook nadat de drie cycli van de VeiligPlus-aanpak zijn doorlopen, moet hij of zij in de gaten blijven houden of het gesprek goed en continu gevoerd wordt. Is dat niet zo, dan moet hij of zij dit bespreekbaar maken.
De Aanjager is getraind om het proces goed te monitoren. Maar de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de dialoog ligt bij het team als geheel. Het team is door de VeiligPlus-aanpak sterker geworden, teamleden zijn met elkaar in gesprek. Het team moet dat met elkaar zien vast te houden.
Het is dan ook aan te raden om de rol van Aanjager binnen het team te laten rouleren, zeker bij een volwassen team. Per teamoverleg kan iemand anders het proces bewaken. Voor teamleden is dit heel leerzaam. Bovendien kan de oorspronkelijke Aanjager dan ook inhoudelijk met de dialoog meedoen.
Verspreiding in organisatie
Liefst verspreidt de veiligheidsdialoog zich als een olievlek in de organisatie. Want zo bestendig en versterk je de beleving van veiligheid bij alle medewerkers. Je realiseert dit door andere personen en organisatieonderdelen bij de dialoog te betrekken. Aanjagers kunnen zich bijvoorbeeld aansluiten bij andere teams en deze coachen. Ook kan de aanpak opgenomen worden in het opleidingsaanbod, waarbij Aanjagers een train-de-trainermodule verzorgen.
De bestuurder heeft grote invloed op de organisatiebrede borging. Laat hem meedenken over hoe hij daaraan kan bijdragen. Houd ook de Veiligheidsronde als regulier onderdeel van het werk in stand. Misschien niet elke zes weken, maar wel eens per kwartaal of half jaar. Verder is de betrokkenheid van de afdeling communicatie van belang. Door ervaringen en successen binnen de organisatie te delen, wordt de dialoog sterker.
Maak het passend
De invoering van de VeiligPlus-aanpak en daarmee het opstarten van de dialoog gaat vaak met de nodige discussies gepaard. Dat hoort bij het doorvoeren van vernieuwingen. Wrijving is onderdeel van het proces. Teams beginnen vaak vol enthousiasme en vervolgens worden mensen onzeker. Past dat onderdeel van de aanpak wel bij hoe wij werken? Willen we dit op deze manier? Deze vragen zijn heel normaal. Blijf praten over hoe de aanpak het beste past en voer die ideeën door in de dagelijkse praktijk. Zo wordt de dialoog duurzaam gevoerd in je organisatie.
Lees voor meer inspiratie ook de 10 praktische tips voor borging van de projectleiders.
Dit artikel is mede tot stand gekomen door inhoudelijke bijdrage van Anouk ten Arve, programmamanager Stichting IZZ.
