Rob Besselink: Leren van de teams bij Zorggroep Triade
Verschillende teams in dezelfde organisatie doorlopen de VeiligPlus-aanpak. Bij het ene team gaat dat een stuk makkelijker dan bij het andere. Waar ligt dat aan? Rob Besselink, directeur van Zorggroep Triade, constateert dat het veel te maken heeft met de fase van teamontwikkeling. Is het team goed ontwikkeld, dan kan de invoering vlot gaan. Als een team zich nog moet vormen, is dat lastiger. Terwijl zo’n team juist gebaat is bij de VeiligPlus-aanpak, doordat deze de onderlinge dialoog op gang brengt. Wat kunnen andere organisaties leren van die ervaring?
Binnen Zorggroep Triade startte vorig jaar een aantal regioteams van ambulante begeleiders met de VeiligPlus-aanpak. De verschillen tussen de teams waren groot en dat vertaalde zich in de manier waarop de invoering van de aanpak bij de teams verliep. Wat daarbij meespeelde is dat Zorggroep Triade aan het begin van dat jaar zelforganisatie had ingevoerd en nieuwe teams had gevormd.
Stormingfase
“Eén van de regioteams zat nog midden in de stormingfase van teamontwikkeling”, vertelt Rob Besselink. “Dat is de fase waarin de eerste conflicten kunnen ontstaan en er discussie is over de regels. Het team was bovendien heel divers. Man, vrouw, jong, oud, ervaren, startend – al die individuen zaten door elkaar. De één wilde de wereld verbeteren, de ander was aan het afbouwen en wilde geen veranderingen meer. Dan was er nog een groep die ertussen zat en aan het zoeken was naar een eigen identiteit. De nieuwe mensen vielen daar midden in en misten een stuk historie. En dan waren er nog verschillende karakters die wel eens botsten, verschillende achtergronden en verschillende zienswijzen.”
De samenwerking en communicatie binnen het team verliepen dan ook niet altijd even gladjes. Rob was toen nog manager en sloot aan bij het team. “Ik zei: ‘We maken ons zorgen, we pikken signalen op dat het niet zo lekker loopt bij jullie.’ Op dat moment werd dat niet bevestigd door het team. Maar in de weken erna kwamen individuele medewerkers naar me toe. Ze zeiden: ‘Je hebt gelijk. Er speelt iets, maar we krijgen de vinger er niet achter.’ Toen heb ik de teamleden op een neutrale plek bij elkaar geroepen en met een goede bak koffie het gesprek opengebroken. In dat gesprek werden frustraties en irritaties naar elkaar eindelijk voorzichtig besproken.”
Behoorlijke kluif
In die periode wilde Zorggroep Triade met de VeiligPlus-aanpak gaan werken. Het regioteam gaf zich op met twee collega’s als Aanjager. “Er lag een behoorlijke druk op hen, er was weerstand in het team. De communicatie verliep nog steeds niet goed en teamleden verschilden dikwijls van mening over de dagelijkse uitvoering. De Aanjagers hadden er een behoorlijke kluif aan. Maar juist doordat ze aan de slag gingen met de VeiligPlus-aanpak werd het makkelijker om met elkaar te praten. De lading werd weggenomen, doordat ze het over de stellingen gingen hebben. De teamleden kwamen daardoor dichter tot elkaar. Er werd een basis gelegd, waarmee ze verder konden doorpakken naar de dagelijkse praktijk.”
De winst van de dialoog werd zichtbaar toen in die regio een grote toestroom van nieuwe cliënten ontstond. Het team liep voortdurend achter de feiten aan, ook omdat het ziekteverzuim –
werkgerelateerd en door privéomstandigheden – hoog was. “Als net de teamformatie weer op orde was, viel er weer iemand uit”, vertelt Rob. “Het werd één van onze prioriteiten om grip te krijgen op het grote verloop in het team. We proberen nu de werkdruk te verlichten, onder meer door de administratieve processen te vereenvoudigen. Daarnaast hebben we ervoor gekozen om preventief de bedrijfsarts in te schakelen als we zien dat mensen overlopen. Verder helpt het enorm dat mensen zich binnen het team nu beter uitspreken naar elkaar.”
Rust en vertrouwen
In een ander regioteam verliep de invoering van de VeiligPlus-aanpak een stuk makkelijker. “Dit team was meteen enthousiast over de aanpak. Bovendien hadden de twee Aanjagers van dit team al een soort informele leidersrol. De aanpak werd vanuit rust en vertrouwen uitgerold, iedereen zat op eenzelfde lijn. Maar dat kan ook doorslaan. Omdat alles altijd van een leien dakje ging, had het team de neiging lui achterover te gaan leunen. Ze moesten elkaar af en toe bij de les houden. Dat deden ze, op een gelijkwaardige manier, zonder emotie. Dit team kon daardoor veel meer inhoudelijk op het thema veiligheid ingaan. De dialoog ging over borging en behoud van afspraken en structuur.”
Het tweede team, al bestond ook dat nog niet lang, was dus een stuk verder in de teamontwikkeling. “Het eerste team had het over doelstellingen die behaald waren en taken die verdeeld moesten worden. Zij legden daarmee veel druk op zichzelf. Het tweede team heeft dat niet gedaan. In plaats van te focussen op processen, zijn ze daar met elkaar gaan praten: Wie ben je, wat vind je belangrijk, wat zijn je drijfveren? Zo zijn ze het team vorm gaan geven. Pas daarna zijn ze gaan toewerken naar de processen. Dat werkte veel beter.’”
Aandacht voor teamproces
Rob heeft dan ook geleerd dat je aandacht moet hebben voor het teamproces. “We werken nu anderhalf jaar met zelforganisatie. We zijn vol enthousiasme gestart en hebben nieuwe teams gevormd. Daarbij had er aandacht moeten zijn voor het teamproces. Dat hebben we onderschat. Voor het eerste team pakte dat niet goed uit. De VeiligPlus-aanpak heeft zeker eraan bijgedragen dat het team nu weer in de lift zit. Ondanks zelforganisatie heeft een team altijd behoefte aan sturing en zo’n strakke, laagdrempelige methode draagt daaraan bij, omdat je het concreet over iets gaat hebben. De VeiligPlus-aanpak is dan ook waardevol in alle fasen van teamontwikkeling, merkten wij.”
Wat Rob belangrijk vindt, is dat de dialoog nu door de hele organisatie gedragen wordt. “Vanuit mijn rol als directeur wil ik dit steunen. Ik ben me ervan bewust dat het alleen kans van slagen heeft als we er tijd en energie in steken. Bij het eerste team heb ik een tijd lang elke week bij het teamoverleg gezeten. Daarna ben ik meer afstand gaan nemen. We hebben kaders gesteld en binnen die kaders konden ze zelf zaken gaan oppakken. Ik heb dingen kunnen teruggeven.”
